Lecture#4 - 30 Nov 2010

                Outsource คือการที่องค์กรมอบกิจกรรมการดำเนินงานขององค์กรให้คนนอกองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่าดำเนินการแทน โดยองค์กรจะยังเป็นผู้กำหนดนโยบายและคุณภาพของการดำเนินงานนั้น โดยสาเหตุที่เราต้อง Outsourcing คือ เราต้องการจะ focus ให้กับ Core competency ขององค์กรให้มาก, ช่วยในการลดต้นทุนการดำเนินงาน, พัฒนาคุณภาพเนื่องจากเราอาจไม่เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ เราก็จะ outsourcing ให้คนอื่นที่ชำนาญทำดีกว่า

                แต่การ Outsourcing ก็มีต้นทุนอื่นแฝงอยู่ด้วย ได้แก่

1.       Benchmark and analysis

2.       Investigating and contract with a vendor

3.       Transmitting work and knowledge to outsourcer

4.       Ongoing staffing and management of outsourcing relationship

5.       Transitioning back to in-house

Strategies for Risk Management in Outsourcing

-         Understand project : เข้าใจความเสี่ยงขององค์กร เวลาไป deal กับเค้าจะทำให้ตีกรอบได้ดีกว่า

-         Divide and conquer : เช่น project ใหญ่ๆ เราก็จะค่อยๆทำทีละเฟส

-         Align incentives : การให้แรงจูงใจโดย based on activity

-         Write short-period contracts : สัญญาระยะสั้น ชัดเจน และพยายาม evaluate contract อยู่เสมอ

-         Control subcontracting : ในกรณีที่เค้าไป outsource ต่ออีกทอดหนึ่ง เราต้อง control ให้ได้

-         Do selective outsourcing : จะต้องไม่ outsource IT ที่เป็น core หรือเกี่ยวกับ security

Offshore outsourcing คือการ Outsource ไปคนละที่กับที่ที่ Client อยู่ เช่น บริษัทในไทย Outsource ให้บริษัทในจีนผลิตสินค้า แล้วส่งสินค้านั้นกลับมาขายในประเทศไทยภายหลัง โดยการ Offshore outsourcing ก็มีความเสี่ยงด้วย ได้แก่

-         Cost-reduction expectation

-         Data security/protection

-         Process discipline, which is use of the same process repeatedly without innovation

-         Loss of business knowledge

-         Scope creep, which is the request for additional services not included in the outsourcing agreement

นอกจากนี้บริษัทก็ไม่ควรจะ Offshore outsourcing ในกิจกรรมที่ยังไม่มี routine ไม่มี process ชัดเจน, กิจกรรมที่เป็น core competency ของบริษัท, กิจกรรมที่เกี่ยวข้อกับเรื่อง data security, กิจกรรมที่ต้องใช้การเชื่อมโยงความเชี่ยวชาญหรือความรู้หลายๆอย่าง

ถ้าหากบริษัทไม่ต้องการจะ Outsourcing บริษัทก็มีทางเลือกอื่น เช่น Buy, Lease, In-house ได้ โดยจะต้องดูตามความเหมาะสม เช่น ความเสี่ยง, ต้นทุน, การบริการ, maintenance, flexibility, ความสามารถของคนในองค์กร ฯลฯ 

Case#3 Dollar General

1.       Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

เนื่องจาก Dollar General มีการขยายตัวอย่างรวดเร็วไปในรัฐใหม่ๆ ขนาดองค์กรก็ใหญ่ขึ้น จำนวนร้านค้าเพิ่มขึ้น พนักงานเพิ่มขึ้น รายการซื้อขายก็เพิ่มขึ้น ฯลฯ จึงมีปัญหาด้านความแตกต่างของภาษีการค้า, personnel management, ใบสั่งซื้อสินค้าที่เพิ่มจำนวนมากขึ้น ซึ่งเดิมนั้นจับคู่ใบ PO และ invoice ซึ่งจัดทำด้วยวิธีmanual ทำให้ข้อมูลล่าช้า นอกจากนี้ฝ่าย IT ก็ยังทำงานได้ไม่ทันการณ์อีกด้วย จึงก่อให้เกิดปัญหามากมาย

2.       The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

มีความจำเป็นเพราะ Dollar General เป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีร้านค้าอยู่ในหลายรัฐ และจะมีการขยายตัวอีกในอนาคต จึงคุ้มค่าที่จะลงทุนในระบบสารสนเทศนี้ เพราะจะช่วยทำให้องค์กรทำงานได้โดยใช้เวลาลดลง เพราะลดการทำงานด้วยวิธีmanual การทำงานมีประสิทธิภาพขึ้นด้วยเพราะมีการ integratedข้อมูล จะทำให้องค์กรมีรายได้ที่เพิ่มขึ้น และค่าใช้จ่ายลดลงด้วยในระยะยาว

3.       Lawson Software Smart Notification Software(Lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write and opinion for adoption or rejection.

Smart Notification เป็นการส่ง event-driven notifications ในองค์กร และส่งข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงานให้แก่คนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะส่งข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดผ่านทาง PDA, E-mail, Voice, Text message, Wireless device โดยข้อมูลที่ส่งมานั้น ผู้รับสามารถกำหนดข้อมูลที่ต้องการจะรับ และวิธีการรับข้อมูลได้

เนื่องจาก Dollar General เป็นองค์กรขนาดใหญ่และต้องจัดการกับข้อมูลในปริมาณมาก การใช้ Smart Notification จะช่วยส่งข้อมูลที่จำเป็นให้กับผู้รับที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พนักงาน Dollar General ตัดสินใจได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้น

4.       Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

ไม่แนะนำให้ Dollar General นำ Service Automation มาใช้ในแผนก IT เนื่องจาก Service Automation เป็นระบบในการจัดการกับข้อมูลและทรัพยากรอัตโนมัติสำหรับสภาพแวดล้อมของการบริการภายในองค์กร ซึ่งไม่ใช่ Core competency ของ Dollar General จึงไม่คุ้มที่จะลงทุนในระบบสารสนเทศนี้

Lecture#3 - 22 Nov 2010

Transaction Processing System

เป็นระบบสนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กร เป็นระบบหัวใจของธุรกิจ การดีไซน์ระบบนี้สำคัญมาก ถ้าข้อมูลผิดเข้าไปข้อมูลต่อไปก็จะผิดด้วย ช่วยในเรื่องการทำงานที่มีลักษณะการทำงานซ้ำๆกัน และเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง real-time

ลักษณะ

-          ต้องการ database ขนาดใหญ่ เพราะเป็นฐานของระบบอื่น ข้อมูลที่เข้าไปต้องชัดเจน ความซ้ำซ้อนในการคำนวณมีน้อย ทำให้ข้อมูลขั้นต้นออกมาดี เพื่อส่งไประบบอื่น และที่สำคัญต้องมีการประมวลผลที่น่าเชื่อถือ และต้องมีสแตนดาร์ด เพื่อให้หลายๆฝ่ายเข้าใจได้ ผู้ใช้ไม่มีสิทธิเปลี่ยน

วัตถุประสงค์

-          เพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบอื่น

-          เพื่อตอบคำถามที่เกิดขึ้นประจำวัน

ผู้ใช้

-          Operational level, low-supervisor level

วงจรการประมวลผล

1.       Data entry : การบันทึกข้อมูลขั้นตอนแรก เช่น PoS ในซุปเปอร์มาเก็ต

2.       Transaction processing :

·         Real time – ถ้าเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นมา ระบบก็จะประมวลผลได้ทันที เช่น การซื้อสินค้าด้วยบัตรเครดิต

·         Batch – รวมข้อมูลเอาไว้ก่อนเยอะๆ แล้วค่อยประมวลผลทีเดียว เช่น ระบบ Payroll ต้องรอให้ครบเวลาจ่ายเงินก่อน

ขึ้นอยู่กับลักษณะของแต่ละธุรกิจว่าควรใช้ Real time หรือ Batch เพราะทั้งสองแบบมีข้อดี-ข้อเสียต่างกัน

3.       Database updating : เป็นการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลและการจัดเก็บฐานข้อมูล โดยข้อมูลจะต้องถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน

4.       Document and Report generation : ออกรายงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า

5.       Inquiry processing : สามารถรับรองการสอบถามข้อมูลได้ เช่น การตรวจสอบว่าสินค้าที่ลูกค้าต้องการมีเหลือมั้ย

Making Information System Application

-          Mass customization – Dell and Jaguar

                ใช้ข้อมูลทางการตลาดดูว่าลูกค้าต้องการสินค้าประเภทไหน เลือกรายละเอียดของสินค้าได้

-          Personalization – Car and car insurance

                เวลาเราซื้อรถข้อมูลก็จะส่งไปยังบริษัทประกัน แล้วเค้าก็จะเข้ามาติดต่อเรา

-          Advertising and promotion – Target marketing through e-mail

บอกว่าลูกค้าต้องการอะไร เป็นคนกลุ่มไหน แล้วส่งข้อมูลให้ลูกค้า

-          Improving shopping

เช่น การช็อปปิ้งสามารถเซลฟ์เชคเอาท์ได้ มีใช้ RFID tag payment ได้

HR Information System Application

-          Employee skills inventory

-          Payroll, Work time

-          Benefit administration

-          Recruiting, Training

-          Performance report

เพื่อรวบรวมข้อมูลต่างๆของพนักงาน แล้วประมวลผลออกมาเพื่อใช้ในการพิจารณาโบนัส ฯลฯ

E-procurement

การสั่งซื้อขายระหว่างสำนักงาน เช่น Officemate บริการด้านการจัดซื้อ ซึ่งจะรวดเร็ว สะดวก และประหยัดในด้านการทำงานของ admin โดย user สามารถเข้าไปดูสินค้าในระบบได้ และเมื่อสั่งซื้อก็จะต้องมีการ approve และจะจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าทันที โดยระบุเวลาที่แน่นอน

XML : เว็บไซต์สามารถ communicate กันได้ โดยที่คนไม่ต้องเข้าไปยุ่ง ทำให้ transaction ต่างๆสามารถทำงานได้ smooth ยิ่งขึ้น

Taxi with GPS : ลูกค้าสามารถเรียก taxi ที่อยู่บริเกณใกล้ๆได้รวดเร็ว และ taxi จะถูก track ด้วย GPS ทำให้ลูกค้ารู้สึกปลอดภัย

Tell me : Domino’s pizza ใช้เป็นฐานข้อมูลที่จะตรวจสอบว่าลูกค้าอยู่ที่ไหน เพื่อใช้ในการ delivery

Case#2 Fedex

1.       Identify the networks cited in case.

- Fedex Direct Link ได้รวม networkไว้ 4 ประเภทคือ

1. Global Virtual Private Network (VPN) connectivity เป็นเครือข่ายส่วนตัวที่ติดต่อสื่อสารกันผ่านสารธารณะ โดยมีการรักษาความปลอดภัยด้วยการ encrypt ข้อมูล

2. Internet connectivity เป็นการเชื่อมต่อกันระหว่างเครือข่ายทั่วโลกที่ประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบ

3. Leased-line connectivity เป็นเครือข่ายส่วนตัวใช้ในการรับส่งสัญญาณ ภาพ เสียง ข้อมูล ได้อย่างแม่นยำ และปลอดภัย ธุรกิจที่ต้องรับส่งข้อมูลมาก จะใช้ในการเชื่อมโยงข้อมูลจากศูนย์หลักไปยังสาขาย่อย

4. Valued-Added Network (VAN) connectivity เป็นเครือข่ายที่ใช้สำหรับแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้า เพื่อความแม่นยำ และรวดเร็ว เป็นเป็นประโยชน์มากในกรณีที่บริษัทมีคู่ค้าจำนวนมาก

2.       How does IT improve the performance of Fedex?

- Fedex ได้เปลี่ยนจากบริษัทส่งของแบบเดิมๆมาเป็น e-business logistics enterprise ด้วยการบูรณาการระหว่าง physical และ virtual infrastructure ทำให้บริษัทขยายขอบเขตของธุรกิจทั้งในด้าน geographically และ service offerings และยังช่วยให้บริษัทสามารถส่งของได้ใน 24-48 ชั่วโมงทั่วโลกอีกด้วย

3.       In what ways are personalization and customization provided?

- Fedex ใช้e-Shipping tool ซึ่งเป็น web-based application ทาง web page ของ Fedex ที่ให้ลูกค้าสามารถเช็คสถานะของการส่งสินค้าได้ตลอดเวลา และในการให้บริการนั้น ลูกค้าแต่ละรายสามารถเลือกบริการตามความต้องการที่แตกต่างกันได้ ทั้งในเรื่องรูปแบบของpackage, transit time ฯลฯ

4.       What are the benefits to the customer?

- ลูกค้าของ Fedex จะได้รับบริการที่น่าเชื่อถือ สามารถตรวจสอบสถานการณ์ส่งสินค้าได้ตลอดเวลาผ่าน web

- การติดต่อสื่อสารระหว่าง parties ต่างๆ ตลอดการขายและ supply chain มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น

- ต้นทุนลดลงและได้รับบริการที่รวดเร็วขึ้น ทำให้ลูกค้าประเภทบริษัทสามารถ outsource กิจกรรม logistics ของบริษัทเพื่อลดต้นทุนได้

Lecture#2 - 16 Nov 2010

IS and IT in Business

บริษัทหลายแห่งได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก  ตั้งแต่ต้นน้ำไปยังไปปลายน้ำ เช่นพนักงานขายสามารถส่งของ และ check stock ได้จาก mobile phone จนกระทั่งใช้ social media ในการสั่งสินค้าออนไลน์ และเพื่อเอาไว้สร้าง relationship กับลูกค้าอีกด้วย เช่น บริษัท Mistine เป็นต้น

ลักษณะทั่วไปของระบบสารสนเทศคือ

Data -> Information -> Knowledge

ซึ่ง Data จะเป็นข้อมูลทุกอย่างที่อยู่รอบตัว เราจะรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นมา process เช่นจัดหมวดหมู่ แยกประเภท หาความสัมพันธ์ เพื่อให้ข้อมูลกลายเป็น Information แล้วเก็บเป็นฐานข้อมูล Knowledge เพื่อนำไปใช้ประโยชน์  แล้วในอนาคต Knowledge ก็จะวนกลับไปที่ Data ใหม่ เป็นการพัฒนาองค์กรไปเรื่อยๆ

ลักษณะของระบบ IT ในบริษัท

ในบางบริษัทอาจมี Information system department ซึ่งจะมีหน้าที่เกี่ยวกับหน่วยระบบ IS ที่สนับสนุนทุกหน่วยงานในองค์กร ไม่ใช่เป็นแค่ศูนย์ computer แต่จะเข้าใจ Management information system ของบริษัทด้วย และอาจมี Chief Information Officer (CIO) ซึ่งรับผิดชอบงานด้านนี้โดยเฉพาะ โดยงานด้าน IT นั้น มีลักษณะเป็นแนวราบคือ เป็นงานที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น Marketing, Accounting, Warehouse และอื่นๆ

ประเภทของ IS ในบริษัท

·         -Transaction Processing System(TPS)

เป็นระบบพื้นฐาน ที่มีความสำคัญมาก ทุกองค์กรจะต้องมีใช้ สำหรับบันทึกข้อมูลขององค์กรเอาไว้ เมื่อมี transaction เกิดขึ้นบันทึกเอาไว้ เพื่อเอาข้อมูลมา process และนำไปใช้ประโยชน์เมื่อต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Payroll, Sales, Purchase, HR, Shipping และอื่นๆ

·         -Management Information System(MIS)

เหมือนกับ Reporting Information System โดยระบบนี้จะออกรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับกลางเอามาใช้ในการตัดสินใจ เช่น รายงานยอดขายในแต่ละเดือนของสาขา

·         -Decision Support System(DSS)

เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกของบริษัท เช่น เราต้องการจะเพิ่มยอดขาย ระบบก็อาจจะดูข้อมูลของตลาดโลก ราคาน้ำมัน โดยใช้หลักทางสถิติในการตัดสินใจด้วย

·         -Group Decision Support System(GDSS)

ในการทำงานนั้นหากมีการตัดสินใจเป็นกลุ่มก็อาจจะมีปัญหา ระบบ IS นี้จะช่วยในการตัดสินใจไม่ว่าจะเป็นกลุ่มใหญ่หรือกลุ่มเล็ก ให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยลดความขัดแย้งได้

·         -Executive Support System(ESS)

ใช้สำหรับผู้บริหารระดับสูง เป็นการใช้ต่อยอดจาก MIS เนื่องจาก CFO, CEO ต้องการข้อมูลอย่างรวดเร็ว เพราะเวลาไม่มากนัก ข้อมูลที่ได้จะเป็นข้อมูลที่สรุปแล้ว, เป็นกราฟ, สามารถเอามา compare และ contrast ได้, มีdashboard

IS อื่นๆที่ใช้ในบริษัท

·         -Enterprise System

 ใช้ในการเก็บข้อมูลจากทุกฝ่ายขององค์กร และนำมา share กันได้ทั้งองค์กร เช่น SAP, ERP

·         -Supply Chain Management System

ใช้เพื่อบริหารจัดการความสัมพันธ์และการดำเนินงานต่างๆกับ Supplier ของบริษัท

·         -Customer Relationship Management(CRM)

ใช้เพื่อสร้างและพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่ และลูกค้าเก่า

·         -Knowledge Management System(KMS)

เป็นการบริหารองค์ความรู้ เช่น พาพนังงานไปสัมมนา เพื่อทำให้คนรู้จักกันมากยิ่งขึ้น เพื่อให้เต็มใจจะ share ความรู้ที่พนักงานแต่ละคนมีให้แก่คนในบริษัทมากขึ้น

·         -Intranet

เป็น Internet ภายในองค์กร โดยจะมี User และ Password เพื่อบอกว่าผู้ใช้เป็นคนขององค์กรนั้น เนื่องจากที่ต้อง Internet ปกติอาจมีประเด็นเรื่องไม่ปลอดภัยของข้อมูล เช่น บางหน่วยงานไม่ให้ใช้ Hotmail, Gmail หรือบางที User ทำระบบล่ม

·         -Extranet

เป็น Internet ระหว่างองค์กร ที่เป็นมีลักษณะเป็น private เช่น กรณีที่บริษัทมีสาขาอยู่จังหวัดอื่น โดยจะต้อง lease จากทสท. บางทีวิ่งบน internet แต่มีความปลอดภัยมากกว่า

·         -Collaboration communication system

ใช้เพื่อสร้างความร่วมมือกันในองค์กร เช่น E-mail, IM, Smart phone, Social network (Facebook, Twitter, ในต่างประเทศมีสร้าง social network ขึ้นมาใช้ในองค์กรเอง), Wiki, Virtual world

Trend IT

·         -E-business/ E-commerce

E-business เป็นการนำ ITมาใช้ในการค้าขายระหว่างองค์กร ส่วน E-commerce จะใช้เพื่อการซื้อขายเท่านั้น เช่น Ebay

·         -Web2.0

Internet เวอชั่นแรกนั้นจะใช้หาข้อมูล, ส่งเมลล์ โดยเราเป็นแค่ผู้ใช้ ส่วนผู้ผลิต content คือองค์กรต่างๆ

แต่ Web2.0 ผู้ใช้เป็นผู้ผลิต content เช่น Twitter , Youtube ดังนั้น 2.0 จึงเป็นยุคใหม่ของ content ที่เราไม่ได้แค่เข้าไปอ่าน แต่เราเข้าไปสร้างข้อมูลด้วย ในอนาคตคาดการว่า จะมี 3.0 ซึ่งคนสามารถพูดคุยกันได้โดยไม่จำเป็นต้องเป็นชาติเดียวกัน คล้ายกับ Google translate แต่จะได้ทั้งในการพิมพ์ และการพูด ซึ่งหากเกิดขึ้นก็จะทำให้การติดสื่อสารเปลี่ยนไป และการทำธุรกิจก็เปลี่ยนไปด้วย

·         -Software As A Service/Cloud Computing

ข้อมูลจะอยู่ใน Internet ไม่ได้อยู่ในบริษัทเหมือนในอดีต บริษัทสามารถจะใช้ข้อมูลจากที่ไหนก็ได้ ซึ่งสะดวกมาก เพราะปัจจุบัน Internet มีอยู่ทุกที่ แต่มีข้อเสียด้านความปลอดภัย จะไม่เหมาะกับธุรกิจธนาคาร

·         -Utility Computing

ในที่สุด Internet ก็จะกลายเป็นสาธารณูปโภคไป เหมือนกับ ไฟฟ้า ประปา โลกจะเปลี่ยนไปมาก ทั้งธุรกิจ และวิถีชีวิต เพราะสัญญาณจะอยู่ในอากาศ สะดวกกว่าไฟฟ้า เพราะไฟฟ้ายังต้องเสียบปลั๊ก

·         -Open Source Software

ผู้สร้างอนุญาตให้ ผู้ใช้/โปรแกรมเมอร์ สามารถนำไปพัฒนาต่อได้ และใช้ฟรี ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ เช่น Mozilla