Strategic Information System Planning
เป็นการวางแผนกลยุทธ์สำหรับทุกระดับในองค์กร ในประเด็นเกี่ยวกับ IT infrastructure และ Applications portfolio โดยประสิทธิภาพความสามารถของ IT จะต้องสนับสนุนองค์กร เพื่อให้ องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์นั้นๆ
Four-stage model of IS/IT Planning
คือ โมเดลสำหรับการวางแผนระบบสารสนเทศโดยมี 4 ขั้นตอน เพื่อให้องค์กรรู้ว่า องค์กรจะต้องมีระบบสารสนเทศอะไร อย่างไร และมีระบบสารสนเทศนั่นเมื่อใด
1. Strategic planning
· Set IS mission
· Access environment
· Access organizational objectives strategies
· Set IS policies, objectives, strategies
ในการวางแผนกลยุทธ์ เราจะดูว่าองค์กรมองการใช้ระบบสารสนเทศในองค์กรเป็นอย่างไร คือ มองว่า ระบบสารสนเทศเป็นตัวกลยุทธ์ในการผลักดันองค์กร หรือองค์กรใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือที่ทำให้กลยุทธ์นั้นเกิดขึ้นได้ และยังเป็นการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศให้เชื่อมโยงกับกลยุทธ์ขององค์กร
นอกจากนี้เราจะต้องประเมินสภาพแวดล้อมขององค์กรในปัจจุบัน เนื่องจากเราจำเป็นต้องรู้ว่าปัจจุบันองค์กรของเราเป็นอย่างไร ความสามารถขององค์กรมีแค่ไหน วันนี้เรามีอะไรบ้าง เช่น เราได้มีการ Outsourcing หรือไม่ มีปัญหาอะไรบ้าง ปัจจุบันเราทำงานอะไรไม่ได้บ้าง เพื่อที่เราจะได้รู้ว่าเราจะต้องทำอะไรบ้าง รวมถึงสิ่งที่เรามีอยู่ในปัจจุบัน จะกลายเป็นข้อจำกัดของเราในการวางแผนระบบสารสนเทศด้วย เราจะได้ดูว่าระบบสารสนเทศที่มีอยู่มีค่าที่จะ Carry ไปในอนาคตหรือไม่ หรือองค์กรควรจะต้องนำของที่มีอยู่เดิมมาปรับแก้ โดยเราจะต้องจัดหมวดหมู่สิ่งที่เรามีอยู่ รวมทั้งประเมิน Image ของระบบสารสนเทศในองค์กรว่าเป็นอย่างไร ดีหรือไม่ และบุคลากรในองค์กรมีทักษะหรือไม่ มีทักษะในด้านใด และมีกี่คน และยังต้องประเมินแนวโน้มของ Technology ใหม่ๆด้วยว่ามีอะไรบ้าง
ต่อจากนั้นเราจะต้องทบทวนดู Vision, Missions, Goals ขององค์กร ทบทวน SWOT analysis, Five forces ขององค์กรว่ายังคงเหมือนเดิมหรือไม่ ยังเวิร์คหรือไม่ อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขใหม่เพื่อให้เข้ากับสภาพแวดล้อมปัจจุบัน
แล้วองค์กรก็จะตอบได้ว่า อง๕กรมองการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กรอย่างไร ให้ความสำคัญกับระบบสารสนเทศมากน้อยเพียงใด รวมถึงกำหนดได้ว่านโยบายระบบสารสนเทศ จุดประสงค์ และกลยุทธ์นั้นอยู่ในตำแหน่งไหน เลเวลไหน
2. Organizational Information requirements analysis
· Access organization’s information requirements
· Assemble master development plan
เป็นขั้นตอนสำหรับการประเมินความต้องการขององค์กรว่า
1. ปัจจุบันต้องมีระบบสารสนเทศอะไรบ้าง
2. ความต้องการของแผนในอนาคตข้างหน้า
เช่น องค์กรต้องการขยายฐานลูกค้าไปยังต่างประเทศ ก็ต้องประเมินว่าต้องใช้สารสนเทศอะไรบ้าง โดยแยกระบบสารสนเทศออกเป็นกลุ่มๆ เรียกว่า Architecture แล้วองค์กรจะสามารถตอบได้ว่าองค์กรควรมีระบบกี่ระบบ เช่นระบบที่เกี่ยวกับลูกค้า ระบบที่เกี่ยวกับพันธมิตร ระบบที่เกี่ยวกับบุคลากรในองค์กร ระบบที่เกี่ยวกับซัพพลายเออร์ แล้วองค์กรก็จะประเมินว่าสารสนเทศใดบ้างที่ปัจจุบันมีอยู่ แล้วประเมินว่าในอนาคตต้องมีหรือไม่ รวมถึงสารสนเทศใดที่ปัจจุบันยังไม่มี ก็จะต้องประเมินด้วยว่าในอนาคตนั้น องค์กรจำเป็นต้องใช้สารสนเทศประเภทนั้นหรือไม่
ต่อจากนั้นองค์กรก็จะต้อง Ranking project และทำ Multiyear development schedule หากเป็นกรณีที่องค์กรไม่สามารถซื้อระบบสารสนเทศได้ภายในครั้งเดียว องค์กรก็จำเป็นต้องค่อยๆทยอยซื้อ เช่น การที่องค์กรมีแผน 3 ปี องค์กรจะต้องลำดับว่า 1, 2, 3 เป็นอย่างไร เพื่อจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม อะไรที่เร่งด่วน องค์กรก็จะได้ทำในปีต้นๆ
3. Resource allocation planning
· Develop resource requirements plan
เป็นขั้นตอนในการประเมินว่าองค์กรต้องใช้ทรัพยากรอะไร อย่างไร กับระบบสารสนเทศที่นำเสนอมาจากขั้นตอนที่ผ่านมา ต้องใช้ Hardware, Software อย่างไร ต้องมีฐานข้อมูลลักษณะอย่างไร เพื่อให้ระบบพร้อมที่จะใช้งาน องค์กรจะต้องเตรียมอะไรให้พร้อมบ้าง รวมถึงต้องเตรียมพร้อม User ด้วย ว่าเป็นใคร จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่เทคนิคหรือไม่ และยังต้องเตรียมผู้ดูแลรักษาระบบสารสนเทศให้พร้อม เช่นต้องหาบุคลากรใหม่ หรือว่าต้องฝึกอบรมบุคคลากรคนก่อนเพื่อให้สามารถดูแลรักษาระบบได้
นอกจากนี้แล้วองค์กรยังต้องประเมินด้าน Facilities ด้วย ว่าสิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นต้องใช้นั้น จะต้องตั้งอยู่ที่ไหน ต้องมีห้องสำหรับเก็บรักษาหรือไม่ องค์กรมีการเดินสาย Network แล้วหรือไม่ หากต้องเดินจะต้องเดินแบบใด กำลังไฟที่มีอยู่เดิมเพียงพอแล้วหรือยัง แล้วต้องไม่ลืมประเมินแผนด้าน Financial ว่าจะต้องใช้จ่ายเงินเท่าใด และใช้จ่ายในปีใด
4. Project planning
· Evaluate project and develop project plans
แม้ว่าองค์กรจะมีเงินเพียงพอ แต่องค์กรจะต้องประเมินความคุ้มค่าของเงินทุนด้วย ด้วยการทำ Project management ได้แก่ Cost estimates, Time estimates, Checkpoints และ Completion dates เป็นต้น
โดยองค์กรจะต้องปรับปรุงหากมีการประเมินแล้วไม่คุ้มค่า โดยปริมาณระบบที่คิดไว้ในตอนแรก อาจมีการลดจำนวนลง หรืออาจมีการ Delay ระบบอื่นๆออกไปก่อน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น